Program de lucru flexibil. Modalitatea legala de stabilire

In cadrul companiei noastre avem implementat un sistem de munca flexibil pentru angajatii TESA (norma intreaga, 8 ore/zi, 40 ore/saptamana). Mai exact, acestia au un core time in care trebuie sa fie la birou (11-15), iar in rest exista flexibilitate privind orele la care angajatii ajung si respectiv cele la care pleaca de la birou (limitele fiind 7 si 18). Suplimentar, sistemul de pontaj are asociat si un cont de timp. Astfel, angajatul poate acumula timp in plus sau in minus (prin raportare la programul de lucru normal/norma). Timpul in plus din contul de timp se compenseaza dinamic cu cel in care vine mai tarziu sau sta mai putin la birou, sau cu zile libere daca se acumuleaza multiplu de 8 ore in cont (in acest caz trebuie facuta o cerere). Exista si situatia in care angajatul are contul de timp pe minus. Compania a setat in politica sa ca atunci cand angajatul are mai mult de 10 ore pe minus la finalul lunii pentru care se calculeaza salariul, ceea ce depaseste cele 10 ore in minus, se va reduce proportional din salariu. Exemplu: cont de timp la final de luna -12, rezulta -2 ore care nu vor fi platite pentru luna respectiva, (urmand ca cele -10 ramase sa le poata compensa ulterior). Intrebarea este cum ar trebui sa reglementam oficial aceasta abordare, astfel incat toti angajatii sa ia act de practica descrisa mai sus, iar atunci cand intervin situatii in care trebuie aplicate retineri din salariu sa nu mai fie necesar sa facem formalitati suplimentare (informari, decizii, notificari)? Este acest caz tratabil la nivelul regulamentului intern, e suficient un proces verbal de training privind politica descrisa sau trebuie gestionat in alt fel, prin alt tip de documentatie?